Implementación del formato RSS (Rich Site Summary) en procesos de gestión y comunicación electrónica en instituciones educativas, públicas y empresariales
Pablo César Muñoz Carril.
pmunoz@udc.es
Universidad de Santiago de Compostela (España)
Miguel César Muñoz Carril.
mmunoz@udc.es
Universidade da Coruña.
El presente artículo versa sobre las características y potencialidades inherentes del sistema de sindicación conocido con el nombre de RSS. Dicho sistema se configura como un recurso comunicativo on-line sumamente versátil, que puede ser aplicado desde webs institucionales pertenecientes a diferentes ámbitos, como el educativo, el empresarial o el sector público. Asimismo, analizaremos las ventajas, requisitos y especificaciones técnicas necesarias (tanto para el usuario como para la organización) para su implementación, a través de ejemplos prácticos, exponiendo finalmente la heterogeneidad de usos existentes por parte de instituciones de diversa naturaleza.
Palabras clave: RSS, sindicación, podcast, vodcast, contenidos, noticias.
The present article addresses the system of syndication known as RSS and its characteristics and inherent potentialities. This system is a highly versatile and communicative online resource, that can be applied from institutional webs in the educational sector, business and firms or the public sectors. Also, we will study the advantages, requirements and necessary engineering specifications (for usersand for organizations) needed for its implementation. This will be done through practical examples, which will reveal the heterogeneity of existing uses on the part of diverse institutions.
Keywords: RSS, syndication, podcast, vodcast, content, news
1. Introducción.
El sistema RSS, cuyas siglas obedecen a “Rich Site Summary”, podríamos definirlo como un formato de texto basado en el estándar XML (eXtensible Markup Language), que sirve para distribuir titulares de noticias y contenidos a través de Internet de forma automatizada. Esta manera de distribuir contenidos se conoce con el nombre de “sindicación”, siendo su función principal la de mostrar al usuario, un sumario o índice de contenidos y noticias que publicó un sitio web, sin necesidad tan siquiera de entrar en él.
Además de titulares, RSS también contiene una serie de códigos para que los programas que leen estos ficheros puedan, automáticamente, detectar cuándo se publican nuevos contenidos. De esta forma, son capaces de avisar al usuario, de modo automático, que se encuentran disponibles nuevas noticias.
Es sencillo identificar aquellos servidores web que sindican, ya que por lo general contienen alguno o algunos de estos iconos:
Figura 1.- Iconos identificativos del formato RSS
La aplicatividad del sistema RSS tiene por tanto un carácter sumamente amplio y pluridisciplinar; buena prueba de ello lo tenemos en su implementación dentro del campo del e-commerce (verbigracia, mediante el RSS marketing como estrategia de marketing electrónico y/o viral), dentro del marco del e-learning (como por ejemplo a modo de sistema de distribución y actualización de contenidos de un curso o proceso formativo), en administraciones públicas (en donde el RSS se constituye como una herramienta facilitadora dentro de los procesos de comunicación propios de las políticas públicas desarrolladas a través de modelos de Relaciones Públicas) o por supuesto en instituciones educativas (ej.: en universidades, centros educativos, escuelas de negocio).
Así pues, dada su naturaleza, el sistema de noticias en RSS puede estar sujeto a muy diferentes campos y actividades. Todo ello, supone por ende, enormes potencialidades para las instituciones educativas y las empresas, puesto que el RSS se erige en este sentido como un instrumento idóneo de comunicación con los usuarios, en el que se establecen en el caso de las empresas, ventajas competitivas endógenas y diferenciadoras respecto a la competencia, y en el caso de instituciones educativas y administraciones públicas, ventajas para con su público objetivo, el cual obtiene de forma automatizada información relevante sobre aquellos aspectos que realmente le interesan, la cual es suministrada por los denominados “lectores de feeds” que corren del lado del cliente.
2. Ventajas del uso de RSS para la organización y el usuario.
Las ventajas que una organización (de la naturaleza que fuere) puede obtener con el uso de la sindicación, serían entre otras:
En lo que atañe a aquellos aspectos ameliorativos, que el usuario identificaría como “pros”, podríamos citar los siguientes:
3. Visualización de los archivos RSS por parte del usuario.
Lo primero que el usuario ha de tener en cuenta es si la web o webs a través de las cuales quiere recibir noticias mediante RSS, son susceptibles de ser “leidas“ en formato RSS y por tanto si ofertan este sistema de sindicación. Para ello, tal y como especificamos “ad nauseam”, el usuario puede identificar si la web ofrece dicho sistema a través de la existencia de una serie de iconos característicos (ver figura 1).
Una vez que se tiene la certeza de que la web admite el sistema RSS, el usuario deberá utilizar un software específico denominado “agregadores” o “lectores de feeds”, que se caracterizan por permitir acceder a la información. Cabe destacar la existencia de diferentes tipologías de agregadores de RSS. Siguiendo a Monsoriu (2004), partimos de una articulación bajo tres tipos diferentes:
a) Software cliente. Son aplicaciones del lado del cliente (por tanto instaladas en cada ordenador) que permiten visualizar las noticias RSS. Dependiendo de sus características pueden inclusive organizar las actualizaciones en directorios temáticos, almacenar recortes, realizar búsquedas avanzadas, programar el tiempo de las actualizaciones de contenidos, ordenar los mismos, etc.
Evidentemente, dependiendo del tipo de Sistema Operativo que el usuario posea, así como del tipo de navegador utilizado, están indicados determinados agredadores de RSS. Usualmente este tipo de lectores de feeds son gratuítos, por lo que no tiene coste alguno para el usuario.
Presentamos seguidamente un relatorio con los principales agregadores gratuítos:
Web oficial: http://www.feedreader.com
Web oficial: http://www.brindys.com/winrss/casmenu.html
Web oficial: http://www.disobey.com/amphetadesk/
Web oficial: http://www.rssreader.com
Web oficial: http://www.rssowl.org/
Web oficial: http://www.newsmonster.org/
Web oficial: http://www.mozilla-europe.org/es/
b) Servicios Web: los cuales se constituyen como aplicaciones a través del propio navegador. Uno de los más destacables es Bloglines (http://www.bloglines.com), herramienta que se descarga y se instala sobre el navegador.
c) Aplicaciones embebidas. Se trata de aplicaciones que implementan un pequeño agregador RSS como añadido a sus funcionalidades primarias. Ponemos como ejemplo el administrador de ficheros de Gnome, o algunos clientes de correo electrónico como Ximian.
Tras la selección e instalación de algún agregador de feeds el usuario tan sólo deberá agregar el canal o canales RSS seleccionados a su lector de noticias, para lo cual simplemente deberá copiar los links indicados en las webs de origen que oferten el servicio RSS.
3.1. Ejemplificación procesual y gráfica del uso de RSS por parte del usuario.
PASO I.- Selección del agregador de feeds y descarga del mismo.
Para el ejemplo emplearemos la aplicación “Feedreader”. Al ser un software freeware podemos descargarla de forma gratuíta directamente desde su web oficial (http://www.feedreader.com), tal y como muestra la figura 2.
Figura 2.- Selección del agregador de feeds y descarga del mismo
PASO II.- Identificación del recurso RSS
Supongamos que nos interesa recabar información sobre cuestiones de actualidad referida a la ciudad en donde habitamos. A modo de ejemplo (figuras 3 y 4) hemos optado por dirigimos la web oficial de una intitución pública como es el Ayuntamiento de A Coruña (http://www.aytolacoruna.es ). Una vez dentro de la misma podemos apreciar la existencia de un icono “XML” (lenguaje de marcas extensible), lo cual indica que la web en sí oferta el servicio RSS.
Figura 3.- Identificación del recurso RSS
PASO III.- Copia del link en función de las categorías que nos interesen
Tal y como se muestra en la figura 4, podemos optar por incluir en nuestro navegador cuatro categorías diferentes: ayuntamiento, ciudad, negocios y turismo. Imaginémonos que nos interesa exclusivamente conocer las noticias, novedades y recursos relativos a la categoría “ayuntamiento”, lo único que debemos hacer es copiar el link especificado.
Figura 4.- Copia del link en función de las categorías que nos interesen
PASO IV.- Agregar el feed en nuestro lector RSS
Tras copiar el link que nos permitirá visualizar el recurso en formato RSS, abriremos el programa Feedreader, e incluiremos dicho hipervínculo en el espacio indicado. La figura 5 muestra gráficamente cómo realizar esta operación, así como los apartados básicos en los que se estructura un lector de feeds.
Figura 5.- Agregar feeds al lector de RSS FeedReader
4.- Creación e implementación del sistema RSS
Como hemos visto en líneas precedentes, el sistema RSS posee enormes potencialidades, tanto para instituciones públicas como para organizaciones de corte empresarial, configurándose pues como una herramienta sumamente versátil. Con el fin de hacer patente esta versatilidad al tiempo que utilidad, tanto para usuarios como para organizaciones, es nuestra intención desarrollar de forma sintética e ilustrar al lector acerca de las directrices y lineas maestras seguidas en torno a la creación e implementación de un sistema RSS en el CUFIE (Centro Universitario de Formación e Innovación Educativa), servicio perteneciente a la Universidade da Coruña (http://www.udc.es/cufie).
Tras una rigurosa evaluación de dicho centro, basada en el modelo de calidad EFQM, se detectaron puntos débiles a mejorar respecto a los sistemas de comunicación a través de los cuales difundir las actividades y servicios ofertados por el centro en sí. A raíz de este análisis situacional, se creó por tanto un plan estratégico que supliese estas carencias y asegurase la consecución de uno de los objetivos básicos, que no era otro que garantizar que los usuarios pudiesen conocer pormenorizadamente los servicios ofertados por las diferentes unidades pertenecientes al CUFIE. De esta forma se procedió a la creación de una serie de herramientas de comunicación electrónica unidireccionales y bidireccionales (ej. newsletters, buzón electrónico de sugerencias), así como el sistema RSS, que vendría a completar el operativo.
4.1.- Especificaciones técnicas para la creación del RSS.
Existen diferentes versiones de RSS, como son la 0.91, 0.92, 1.0 y 2.0. En nuestro caso optamos por la ulización de la versión 2.0 por ser más completa que las anteriores, permitiendo añadir nuevos elementos en el código. Además esta especificación es compatible con las versiones anteriores.
Teniendo este aspecto en consederación, se procede a la creación del código en formato XML necesario para la creación del sistema RSS, para lo cual es preciso conocer qué elementos forman parte del fichero RSS 2.0. En la tabla 1 se expresan los elementos requeridos y los opcionales en la creación de un canal RSS 2.0.
4.2.- Automatización del proceso.
Tras lo visto hasta el momento, seguramente detectemos un handicap importante en lo que atañe a la elaboración del código XML, y es que si bien tal y como apuntábamos podemos utilizar un simple editor de texto plano, el uso de esta herramienta implicaría un conocimiento excelso por parte del webmaster, ya que éste tendría que insertar el código manualmente con el consiguiente riesgo de cometer algún error. Para evitar dichas erratas, se puede recurrir a validadores de código on-line como http://feedvalidator.org/. Paralelamente, y con el fin de imprimir fluidez al proceso de creación, existen herramientas on-line y software shareware y freeware que facilitan la labor de sindicación de noticias en RSS.
Verbigracia, podemos destacar entre otros los siguientes recursos:
Figura 7.- interfaz de RSS Builder
Así pues la utilización de este tipo de herramientas facilitarían en gran medida la labor de creación de canales en RSS, ya que inclusive incluyen gestores FTP para poder subir al servidor el fichero XML creado. Una vez subido a nuestro servidor este archivo, tan solo tendremos que publicitarlo a nuestros usuarios empleando para ello alguno de los iconos expresados en la figura 1.
5.- Síntesis de potencialidades a nivel educativo, empresarial y en administraciones públicas
Los usos, beneficios y posibilidades de la utilización de RSS en el campo empresarial, educativo y en las administraciones públicas, hace que se dibujen líneas de acción generales (no excluyentes e integradas) al tiempo que específicas en cada área. Proponemos al respecto la siguiente tipología:
A.- Uso general:
- Informativo: supone que el usuario esté actualizado en todo momento sobre aquellos temas que sean de su interés, ya sean de carácter formativo, relacionados con las políticas públicas de la ciudad en donde reside, o de las últimas novedades empresariales en el sector de las NTIC, por citar un ejemplo.
B.- Usos específicos:
- A nivel educativo: potenciar las comunidades de aprendizaje y la investigación. Pensemos en las comunidades virtuales de investigadores, en el rápido intercambio y distribución de información en las mismas. Un buen ejemplo de ello lo encontramos en el CESGA (Centro de Supercomputación de Galicia): http://www.cesga.es .
Igualmente a nivel educativo, la utilización de RSS puede implicar un paso en la mejora de los procesos comunicativos entre la institución educativa y sus clientes/usuarios. Un ejemplo en este sentido lo encontramos en la propia web del CUFIE (Centro Universitario de Formación e Innovación Educativa) de la Universidad de A Coruña, http://www.udc.es/cufie, a través de la cual se mantiene puntualmente informado a los usuarios acerca de novedades en plazos de inscripción a cursos, horarios, etc.
También dentro de la esfera educativa, sobre todo en el ámbito universitario, nos encontramos con bibliotecas que se acogen a la modalidad del RSS, ya que mediante este sistema son capaces de difundir las novedades, boletines, actividades y contenidos sin que el usuario deba acceder al servidor de la propia biblioteca. También facilita que se compartan estas novedades y contenidos de forma consorciada. Verbigracia, iniciativas al respecto las encontramos en la biblioteca de la Universitat Oberta de Catalunya (http://biblio.uoc.es/rss/esp/it.xml); o en la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes (http://www.cervantesvirtual.com/noticias/noticias.xml)
- A nivel empresarial: destaca el uso de la sindicación, en el denominado RSS marketing, medio a través del cual poder satisfacer las necesidades de los consumidores mediante ofertas de productos y servicios personalizados. Su potencialidad en el campo de la investigación de mercados, no ha pasado desapercibida y algunas empresas como Yahoo o MSN han desarrollado sus propias herramientas de sindicación e inclusive realizan estudios a nivel de segmentación de mercados en cuanto al uso de estas herramientas.
Resulta de notoria obligatoriedad destacar, que la publicidad es otro de los campos dentro del entorno empresarial que se nutre de las ventajas del RSS. De esta forma, muchas empresas hablan de adware, o sofware que muestra publicidad. Será responsabilidad de los departamentos de marketing determinar la rentabilidad y grado de utilización de los sistemas de sindicación para la empresa. No obstante, realizando un análisis global a nivel cuantitativo, podemos observar como en Estados Unidos (uno de los países más avanzados en NTIC y con mayor uso de las mismas), existe un alto porcentaje de usuarios que todavía no utlizan RSS. Joshua Grossnickle (2005), pone de relieve precisamente el alto porcentaje de internautas que todavía no utilizan RSS (69%). En la figura 8 podemos ver un gráfico de sectores representativo.
Figura 8.- niveles de porcentaje de uso de RSS en EE.UU. . Fuente: “RSS-Crossing into the Mainstream”
Paralelamente al uso del RSS, algunas empresas como BMW (http://vodcast.bmw.com/), ya han puesto en marcha sistemas más avanzados como los llamados podcast (utlización de audio) y vodcast (o videocast), que suponen respecto al RSS, la mejora en cuanto a inclusión de material sonoro (en lo que atañe al podcast) y audiovisual (en lo que respecta al vodcast). De esta forma un cliente potencial, puede visualizar virtualmente la presentación de los nuevos modelos de coches en la última feria del automóvil, conocer sus características y las novedades que ofrece frente a otros modelos de la misma gama, etc., lo cual supone un valor añadido para la propia empresa frente a los competidores.
Para ello, el usuario simplemente debe contar con formatos de software estándar como Windows MediaPlayer o Apple Quicktime. El vodcast además permite al usuario la opción de descargar y visualizar los contenidos en hardware portátil como Sony Playstation Portable o Apple iPod.
Señalar finalmente que el uso de RSS igualmente, puede ser un gran aliado para el desarrollos de procesos de benchmarking, los cuales suponen el estudio de la competencia, en base a los cuales poder llevar a cabo toma de decisiones sobre la implementación de estrategias competitivas (de liderazgo, seguidoras o retadoras).
- A nivel de administraciones públicas: el RSS se configura como un medio ágil y versátil, para hacer llegar al ciudadano información relevante. Pensemos por ejemplo en un ayuntamiento y el alto volumen de información relevante estructurada en categorías o canales, que podría ser de interés para la opinión pública. Ejemplos al respecto serían la publicación de una convocatoria de oposiciones, los últimos eventos culturales (cine, teatro, exposiciones…) desarrollados desde la concejalía de cultura, información relevante a nivel sanitario (como puede ser el inicio de campañas de vacunación), la inscripción para determinados eventos deportivos, la posibilidad de realizar ciertos trámites on-line, la información acerca de nuevas coberturas de determinadas necesidades a nivel de servicios sociales (ej. Ayudas a domicilio, comedores escolares, programas de reinserción social…, etc.). Desde otros organismos públicos, estatales y autonómicos, también se implementan diversos canales de sindicación. Ejemplos al respecto los tenemos en
6.- Conclusiones
El RSS se está erigiendo como un gran aliado para instituciones de diversa naturaleza (de carácter educativo, administraciones públicas y empresariales). Su fácil implementación, las ventajas tanto para organizaciones como para los usuarios, así como la gratuidad de su uso por parte de estos últimos, hace que este sistema de sindicación de noticias permita a las instituciones mejorar su cobertura y eficacia en procesos de comunicación y gestión para con su público objetivo.
Actualmente cada vez son más el número de webs que se acogen a este sistema e inclusive lo complementan con otros basados en el estándar XML, como son el podcast y videocast.
En suma, las posibilidades del RSS son tremendamente amplias, destacando su uso por parte de las organizaciones como una nueva herramienta de comunicación electrónica, y por parte del usuario, se destaca la eficacia en cuanto a la búsqueda de contenidos e información on-line, pudiendo ser ésta de naturaleza dispar.
7.- Referencias y documentos electrónicos utilizados:
GROSSNICKLE J. (2005). Rss- Crossing into Mainstream [en línea]. Ipsos Insight ,Yahoo. [Fecha de consulta 27-02-06].
< http:// publisher.yahoo.com/rss/RSS_whitePaper1004.pdf >
MONSORIU, M. (2004). Aplicación de los RSS en el marketing en Internet. [en línea]. Valencia: Cámara de Valencia. [Fecha de consulta: 15-02-06].
<http://www.coleccion.camaravalencia.com>
MERCÉ, C. , CELESTINO, S. , GUERRA, C., TALADRIZ, M. (2003). ¿Qué es el Really Simple Syndication RSS? en “Un puente hacia el futuro: el Plan Estratégico de REBIUN” [en línea]. Universidad de Barcelona. [Fecha de consulta: 24-01-06].
<http://www2.ub.es/bid/consulta_articulos.php?fichero=10cabo2.htm> <bibliotecnica.upc.es/Rebiun/ nova/InformesGrupoTrabajo/144.pdf >
SERRANO, M. ROMÁN, P. y CABERO, J. , (2005). RSS, informarse sin navegar. Sus aplicaciones al terreno de la formación. [en línea]. Sevilla: Píxel-Bit, 25. [Fecha de consulta 21-02-06].
< http://www.sav.us.es/pixelbit/articulos/n25/n25art/art2509.htm>
Uats´ap.com . Portal de noticias rss en español. Manual de RSS [en línea]. ESeGeCe Studio. [Fecha de consulta: 26-01-06].
< http://www.uatsap.com/rss/manual/6>